수출 영업(지역담당) 업무 매뉴얼

B2C 중소기업 해외영업팀 업무 매뉴얼 · 버전: v1.0 | 2025년

1장. 직무 개요

1.1 직무 정의 및 역할

수출 영업 지역담당자는 담당 지역(미주·유럽·일본·동남아 등)의 B2B 바이어를 직접 개발하고, Amazon·라쿠텐·Lazada 등 플랫폼 채널을 운영하며, 발주부터 납품·관계 유지까지 해외 영업 최전선을 담당합니다. B2C 직접 수출의 경우 플랫폼 알고리즘 최적화와 광고 운영을 병행하며, B2B 도매 수출은 샘플 발송부터 계약 체결·재발주 유도까지 전 과정을 직접 관리합니다.

현지 시장과 문화에 대한 깊은 이해를 바탕으로 바이어와 신뢰 관계를 구축하고, 장기적인 수출 거래처를 육성하는 것이 이 직무의 핵심 가치입니다.

1.2 협업 구조

협업 부서/직무 협업 내용 협업 주기 비고
해외영업 기획/전략 지역별 목표 수령 및 실적 보고 월간
무역/통관 관리 선적 서류·인증서·HS코드 협의 건별
해외 파트너/채널 관리 담당 지역 파트너 공동 관리 월간
해외 CS/클레임 처리 고객 클레임 및 반품 처리 협의 건별
마케팅팀 현지 마케팅 캠페인 협의 분기
물류/창고팀 납기·재고·발송 조율 건별

1.3 필요 역량

역량 설명 중요도
영어(또는 담당 언어) 바이어 미팅·협상·이메일 능통 수준 상
해외 영업 협상력 가격·조건·납기 협상 실무 경험 상
현지 시장 이해 담당 지역 소비자 특성·트렌드 이해 중
플랫폼 운영 지식 Amazon·라쿠텐·Lazada 운영 경험 중
무역 서류 이해 인보이스·Offer Sheet·계약서 기초 중
자기관리 시차 극복·출장 대응·독립적 업무 수행 중

2장. 핵심 업무별 상세 프로세스

2.1 해외 바이어/플랫폼 리드 발굴

■ 업무 프로세스

  • KOTRA 바이어 DB, LinkedIn, Alibaba, Global Sources를 활용해 담당 지역 잠재 바이어 발굴
  • Amazon·Lazada·라쿠텐 신규 스토어 입점 또는 기존 리스팅 확대 기회 탐색
  • 글로벌 무역 전시회(SIAL·Cosmoprof·Ambiente 등) 참가를 통한 현장 바이어 발굴
  • 발굴된 리드 품질 평가(구매 규모·재무 건전성·구매 이력) 및 A/B/C 등급 분류
  • CRM에 리드 등록 후 초기 접촉 계획 수립(이메일·LinkedIn 아웃리치 우선순위 설정)
  • 주간 신규 리드 현황 및 접촉 결과 팀장 보고

■ 핵심 체계

리드 발굴 채널별 특성

채널 리드 유형 장점 초기 접근 방법
KOTRA 바이어 매칭 B2B 바이어 공신력·검증된 바이어 KOTRA 무역관 통해 소개 요청
LinkedIn Sales Nav B2B 바이어·유통사 타겟 검색 정확 InMail 아웃리치
Alibaba 도매 바이어 규모 큰 바이어 다수 RFQ 응찰·직접 메시지
Amazon 셀러 센트럴 B2C 플랫폼 즉시 판매 시작 셀러 어카운트 개설·리스팅
무역 전시회 B2B·B2C 혼합 신뢰 구축 용이 현장 부스 방문·명함 수집

■ 체크리스트

체크리스트 항목 담당자 완료 여부
주간 신규 리드 발굴 목표 달성 여부 확인 □
KOTRA·LinkedIn 아웃리치 발송 완료 □
리드 우선순위(A/B/C) CRM 분류 완료 □
플랫폼 신규 입점 신청 진행 여부 확인 □
전시회 참가 계획(연 1~2회) 수립 □
리드 유입 채널별 효율 주간 분석 □
팀장에게 주간 리드 현황 보고 □
바이어 이메일·연락처 정확성 확인 □
중복 리드 CRM 병합 완료 □
담당 지역 바이어 DB 최신화 □
리드 발굴 스크립트(영문) 최신화 □
발굴 리드 중 당월 접촉 대상 선정 완료 □

2.2 첫 접촉 및 샘플 협의

■ 업무 프로세스

  • 바이어 공개 정보(홈페이지·SNS·Crunchbase) 조사 후 맞춤형 첫 접촉 이메일(영문) 작성
  • 첫 이메일 발송 후 3영업일 내 팔로업 이메일, 7일 내 LinkedIn 메시지 발송
  • 바이어 응답 시 화상 미팅(Zoom) 일정 제안 및 어젠다 사전 공유
  • 화상 미팅에서 바이어 니즈·구매 규모·선호 인코텀즈 파악
  • 샘플 요청 시 샘플 발송 조건(비용 부담·수량·납기) 합의 후 무역/통관팀에 선적 의뢰
  • 샘플 수령 후 2주 내 바이어 피드백 확인 및 다음 단계(가격 협상·발주) 유도

■ 핵심 체계

첫 접촉 단계별 표준 액션

단계 액션 기한 담당
1차 이메일 맞춤형 영문 아웃리치 이메일 발송 리드 등록 후 1일 지역 담당
1차 팔로업 팔로업 이메일 발송 1차 발송 후 3일 지역 담당
2차 팔로업 LinkedIn 메시지 발송 1차 발송 후 7일 지역 담당
화상 미팅 Zoom 미팅 진행·니즈 파악 응답 후 1주 내 지역 담당
샘플 발송 무역팀 통해 샘플 선적 합의 후 5영업일 무역/통관팀
샘플 피드백 피드백 확인·다음 단계 유도 수령 후 2주 내 지역 담당

■ 체크리스트

체크리스트 항목 담당자 완료 여부
바이어 공개 정보 사전 조사 완료 □
맞춤형 첫 접촉 이메일(영문) 작성 □
1차 이메일 발송 완료 □
3일 내 팔로업 이메일 발송 □
7일 내 LinkedIn 팔로업 발송 □
화상 미팅 일정 및 어젠다 공유 □
미팅 중 바이어 니즈 메모 완료 □
샘플 발송 조건 바이어와 합의 □
무역팀에 샘플 선적 의뢰 완료 □
샘플 수령 후 2주 내 피드백 확인 □
다음 단계(가격 협상) 일정 합의 □

2.3 가격 협상 및 Offer Sheet 발행

■ 업무 프로세스

  • 바이어 발주 예상 수량·조건(인코텀즈·결제 조건)을 기반으로 내부 원가 계산
  • 시장 가격 경쟁력, 마진 목표, 환율을 고려한 제안 가격 설정(팀장 승인)
  • 표준 Offer Sheet 템플릿(영문)에 제품명·수량·단가·인코텀즈·유효기간 기재 후 발송
  • 바이어 역제안(Counter Offer) 수령 시 양보 가능 범위 내에서 협상 진행
  • 최종 가격·조건 합의 후 Offer Sheet 최종 버전 발행 및 서명 요청
  • 협상 내용 및 합의 조건 CRM에 상세 기록

■ 핵심 체계

Offer Sheet 필수 기재 항목

항목 내용 예시 주의사항
제품 정보 제품명·모델명·HS코드·규격 수출 규제 해당 여부 확인
수량 및 단가 MOQ 200개·FOB USD 12.50/개 수량별 가격 구간 명시
인코텀즈 FOB 인천·CIF 로스앤젤레스 운임·보험료 부담 주체 명확히
결제 조건 T/T 30% 선금·70% 선적 후 30일 신용 리스크 평가 후 결정
유효기간 발행일로부터 30일 원자재 가격 변동 고려
포장 조건 개당 박스 포장·마스터박스 24개 현지 포장 규정 확인

■ 체크리스트

체크리스트 항목 담당자 완료 여부
발주 예상 수량·인코텀즈 바이어 확인 □
내부 원가 및 마진 계산 완료 □
시장 가격 경쟁력 비교 분석 □
팀장 가격 승인 완료 □
표준 Offer Sheet(영문) 작성 완료 □
Offer Sheet 발송 완료 □
바이어 역제안 수령 및 협상 진행 □
양보 가능 범위 내 최종 합의 □
최종 Offer Sheet 서명본 보관 □
CRM에 협상 내용 상세 기록 □

2.4 B2B 계약 체결 및 발주 처리

■ 업무 프로세스

  • 가격 합의 완료 후 표준 수출 계약서(Sales Contract) 초안 작성(한·영 병기)
  • 계약서 법무 검토 → 팀장 승인 → 바이어에게 발송
  • DocuSign 또는 이메일 서명으로 계약서 쌍방 서명 완료 및 원본 보관
  • 발주서(Purchase Order) 수령 후 수량·사양·납기·인코텀즈 일치 여부 확인
  • 발주 내용 무역/통관팀·물류팀에 즉시 공유하여 생산·선적 일정 조율
  • 계약 완료 CRM 수주 상태 업데이트, 수금 스케줄 재무팀 공유

■ 핵심 체계

B2B 계약 체결 단계별 체크포인트

단계 핵심 확인 사항 관련 부서
계약서 작성 가격·수량·납기·인코텀즈·결제 조건 정확성 영업·법무
계약서 검토 분쟁 해결 조항·준거법·보증 조건 법무·재무
계약서 서명 쌍방 권한 있는 자의 서명 확인 영업
발주서 확인 계약서 조건과 PO 내용 100% 일치 확인 영업·무역
선적 준비 생산·재고·포장·서류 준비 무역·물류
선금 확인 선금 입금 확인 후 선적 지시 재무·무역

■ 체크리스트

체크리스트 항목 담당자 완료 여부
수출 계약서 초안 작성 완료 □
법무(또는 팀장) 계약서 검토 완료 □
바이어에게 계약서 발송 완료 □
쌍방 서명 계약서 원본 보관 □
발주서(PO) 수령 및 내용 확인 □
계약서·PO 조건 100% 일치 확인 □
무역/통관팀에 발주 내용 공유 □
물류팀과 생산·선적 일정 협의 □
선금 입금 확인 완료 □
CRM 수주 상태 업데이트 □
재무팀에 수금 스케줄 공유 □

2.5 플랫폼(B2C) 채널 운영 및 최적화

■ 업무 프로세스

  • Amazon·라쿠텐·Lazada 상품 리스팅 최신화(제목·키워드·이미지·A+ 콘텐츠)
  • 채널별 광고(PPC/스폰서드 광고) 설정 및 주간 성과(ACOS·ROAS) 모니터링
  • 재고 수준 주간 확인 및 재고 부족 시 물류팀에 즉시 FBA 보충 요청
  • 플랫폼 리뷰 모니터링 및 부정 리뷰 대응(CS팀 협력)
  • 시즌 이벤트(Prime Day·Singles' Day·연말 세일) 프로모션 기획 및 실행
  • 월간 플랫폼 성과 리포트 작성 및 최적화 방향 설정

■ 핵심 체계

플랫폼별 주요 최적화 포인트

플랫폼 핵심 최적화 항목 성과 지표
Amazon 키워드 최적화·PPC 광고·FBA 재고 BSR·ACOS·전환율
라쿠텐(일본) 일본어 상품명·리뷰 관리·쿠폰 판매 건수·리뷰 평점
Lazada 현지어 리스팅·플래시세일 참여 GMV·전환율·별점
자사 글로벌몰 SEO·유료 광고 연동·UX 개선 유입·전환·ROAS

■ 체크리스트

체크리스트 항목 담당자 완료 여부
플랫폼 상품 리스팅 최신화(제목·키워드·이미지) □
채널별 광고 성과 주간 확인(ACOS·ROAS) □
재고 수준 주간 확인 및 FBA 보충 요청 □
플랫폼 리뷰 신규 등록 확인 및 대응 □
부정 리뷰 CS팀에 공유 및 대응 완료 □
시즌 이벤트 프로모션 계획 수립 □
프로모션 소재 마케팅팀과 협의 완료 □
플랫폼 정책 변경 사항 주간 확인 □
월간 플랫폼 성과 리포트 작성 □
최적화 개선 Action Item 설정 □

2.6 바이어/플랫폼 관계 유지 및 재구매 관리

■ 업무 프로세스

  • 납품 완료 후 1주 내 바이어에게 수령 확인 및 만족도 확인 연락
  • 월 1회 이상 바이어와 정기 화상 미팅 또는 이메일로 관계 유지
  • 신제품 출시·시즌 프로모션·가격 조정 시 담당 바이어에게 우선 안내
  • 재발주 주기 분석 후 적시에 재발주 유도 연락(재발주 예상 시점 30일 전)
  • VIP 바이어(상위 20% 매출 기여) 대상 특별 조건(우선 납기·추가 할인) 제공
  • 바이어 이탈 신호(연락 감소·주문량 감소) 감지 시 즉시 원인 파악 및 Win-back 시도

■ 핵심 체계

바이어 관계 관리 주기

활동 주기 방법 목적
납품 후 수령 확인 납품 후 1주 이메일·전화 만족도 확인
정기 관계 유지 연락 월 1회 이상 화상 미팅·이메일 신뢰 유지
신제품·프로모션 안내 신제품 출시 시 이메일·카탈로그 추가 발주 유도
재발주 유도 예상 재발주 30일 전 맞춤형 이메일 재발주 확보
VIP 특별 케어 분기 1회 영상통화·방문 장기 관계 강화

■ 체크리스트

체크리스트 항목 담당자 완료 여부
납품 완료 후 1주 내 수령 확인 연락 □
바이어별 월 1회 이상 관계 유지 접촉 □
신제품 출시 시 담당 바이어 우선 안내 □
재발주 예상 시점 30일 전 유도 연락 □
VIP 바이어 특별 조건 제공 여부 확인 □
바이어 이탈 신호 CRM 모니터링 □
이탈 위험 바이어 팀장 보고 및 대응 협의 □
바이어 만족도 분기 확인 □
Win-back 시도 결과 CRM 기록 □
담당 바이어 연간 성과 리뷰 미팅 진행 □

3장. KPI 및 성과 지표

지표명 산식/기준 목표 기준 측정 주기
수출 매출 달성률 담당 지역 실적/목표×100 100% 이상 월간
신규 바이어 계약 수 당기 신규 계약 건수 연간 5개 이상 분기
바이어 재발주율 재발주 바이어 수/전체 바이어 수 60% 이상 분기
플랫폼 매출 성장률 (당기-전기)/전기×100 월 5% 이상 월간
평균 거래 단가(AOV) 총 수출 금액/계약 건수 전분기 대비 유지·성장 분기
오퍼 시트 발행 건수 월별 Offer Sheet 발행 수 월 5건 이상 월간
리드→수주 전환율 수주 건수/총 리드 수×100 20% 이상 분기
바이어 만족도(CSAT) 납품 후 만족도 조사 4.0점/5점 이상 분기

4장. 주요 사용 도구

도구명 용도 무료/유료 추천 이유
Amazon Seller Central Amazon 리스팅·광고·재고 관리 유료(수수료) B2C 수출 핵심 플랫폼
Lazada Seller Center 동남아 Lazada 상품 관리 유료(수수료) 동남아 최대 플랫폼
라쿠텐 Merchant 일본 라쿠텐 상품 관리 유료 일본 로열티 고객 접근
LinkedIn Sales Navigator 해외 바이어 발굴·아웃리치 유료 B2B 타겟 바이어 검색
HubSpot CRM 바이어 파이프라인·이메일 관리 무료/유료 영업 단계 관리 자동화
DocuSign 전자 계약서 서명 유료 해외 서명 프로세스 간소화
Zoom 해외 바이어 화상 미팅 유료 시차·출장 없이 미팅 진행
Google Workspace 문서·이메일·캘린더 관리 유료 글로벌 팀 협업 표준
Canva 바이어 제안 소재·카탈로그 제작 무료/유료 영문 마케팅 소재 제작
Notion 바이어 정보·미팅 기록 관리 유료 팀 내 지식 공유·아카이빙

5장. 협업 가이드

해외영업 기획/전략팀과는 월간 성과 리뷰를 통해 담당 지역 목표 달성 현황을 보고하고, 시장 환경 변화에 따른 전략 수정 방향을 함께 논의합니다. 기획/전략팀이 제공하는 시장 조사 결과, 경쟁사 동향, 채널 정책을 현장 영업에 빠르게 반영하여 바이어 미팅과 플랫폼 운영에 활용합니다. 목표 배분 시에는 담당 지역의 시장 특성과 계절성을 충분히 반영하도록 의견을 적극 제시합니다.

무역/통관팀과는 계약 체결 후 즉시 발주서를 공유하여 선적 일정이 지연되지 않도록 협력합니다. 샘플 발송, 본 선적, 반품 처리 등 모든 무역 실무는 무역/통관팀의 지원을 받아 진행하며, 바이어가 요구하는 특수 서류나 인증이 있을 경우 사전에 충분한 시간을 두고 요청합니다. 물류팀과는 재고 현황과 납기 일정을 주간 단위로 공유하여 FBA 재고 부족이나 납기 지연을 예방합니다.

마케팅팀과는 현지 프로모션 캠페인 기획 시 담당 지역의 소비자 특성과 트렌드를 공유하여 현지화된 마케팅 소재를 확보합니다. CS팀과는 바이어 클레임 및 플랫폼 부정 리뷰 발생 시 신속하게 정보를 공유하고, 해결책을 함께 마련하여 바이어 신뢰를 유지합니다. 이러한 긴밀한 협업 체계가 담당 지역 수출 성과를 극대화하는 핵심 기반입니다.

6장. 자주 발생하는 이슈 & 해결책

Q1: 바이어가 첫 발주 후 수개월째 재발주 없이 연락이 없을 때

▶ 상황: 6개월 전 첫 발주를 완료한 바이어로부터 재발주 없이 연락도 두절된 상황입니다.

▶ 원인: 바이어 재고가 아직 남아 있거나, 경쟁사 제품으로 전환했거나, 내부 예산 이슈가 발생한 것일 수 있습니다.

▶ 해결 방법:

  • 부드러운 톤의 영문 팔로업 이메일을 발송하여 재고 소진 여부와 피드백을 확인합니다.
  • 신제품 출시나 시즌 프로모션 정보를 함께 제공하여 재접촉의 자연스러운 명분을 만듭니다.
  • LinkedIn 메시지나 화상 미팅 제안을 통해 관계 재활성화를 시도합니다.
  • 바이어가 마지막으로 구매한 제품의 현지 판매 상황(리뷰·판매 속도)을 조사하여 맞춤형 제안을 준비합니다.
  • 3회 이상 연락 시도에도 응답 없으면 팀장에게 보고하고 Win-back 캠페인 또는 포기 결정을 협의합니다.

Q2: Amazon 등 플랫폼에서 경쟁사가 유사 제품을 훨씬 저렴하게 판매할 때

▶ 상황: Amazon에서 중국 경쟁사가 동일 카테고리 제품을 자사 대비 30% 저렴하게 출시하여 판매량이 급감하였습니다.

▶ 원인: 저가 경쟁사의 시장 진입으로 가격 포지셔닝이 흔들리고 있는 상황입니다.

▶ 해결 방법:

  • 경쟁사 제품과 자사 제품의 품질·성분·인증·리뷰를 비교하여 차별화 포인트를 명확히 합니다.
  • A+ 콘텐츠와 상품 상세 페이지를 업그레이드하여 프리미엄 포지셔닝을 강화합니다.
  • 번들 상품 구성, 서비스 추가(보증 연장·증정품)로 가격 외 가치를 높입니다.
  • PPC 광고를 경쟁사 ASIN 타겟팅으로 전환하여 경쟁사 검색 결과에 자사 광고를 노출시킵니다.
  • 리뷰 수집 캠페인을 강화하여 별점과 리뷰 수에서 경쟁사를 압도하는 전략을 실행합니다.

Q3: 바이어가 계약 후 갑자기 납기 앞당기기를 요청할 때

▶ 상황: 계약 체결 후 바이어가 현지 시즌 수요를 이유로 납기를 당초보다 3주 앞당길 것을 긴급 요청했습니다.

▶ 원인: 현지 판매 시즌 개시나 재고 소진이 예상보다 빠르게 발생한 경우입니다.

▶ 해결 방법:

  • 무역/통관팀·물류팀과 즉시 협의하여 실제로 납기 앞당기기가 가능한지 확인합니다.
  • 가능하다면 항공 운송 전환 또는 긴급 생산 비용을 바이어에게 일부 분담 요청합니다.
  • 불가능한 경우 현실적인 최단 납기일을 즉시 바이어에게 투명하게 공지합니다.
  • 납기 변경 합의 내용을 이메일로 문서화하여 계약 부속서로 첨부합니다.

Q4: Amazon 계정이 정책 위반으로 일시 정지(Suspended)되었을 때

▶ 상황: Amazon으로부터 정책 위반 통보를 받고 셀러 계정이 일시 정지되어 모든 리스팅 판매가 중단되었습니다.

▶ 원인: 상품 리스팅 정보 불일치, 고객 불만 급증, 지재권 침해 신고 등 다양한 원인으로 발생할 수 있습니다.

▶ 해결 방법:

  • Amazon 정지 통보 메일을 정확히 분석하여 위반 사유를 파악합니다.
  • Plan of Action(POA)를 작성하여 문제 원인, 즉각 조치 내용, 재발 방지 계획을 명확히 기술합니다.
  • Amazon 셀러 지원팀에 POA를 제출하고 계정 복구를 요청합니다(보통 3~14일 소요).
  • 계정 복구 기간 중 해당 제품을 다른 플랫폼(자사 글로벌몰·Walmart)으로 임시 전환하여 매출 손실을 최소화합니다.
  • 재발 방지를 위해 Amazon 정책 정기 모니터링 체계를 구축하고 담당자 교육을 실시합니다.

Q5: 환율 급변으로 기존 가격 조건이 수익성 악화를 초래할 때

▶ 상황: 원화 강세로 달러 기준 수출 가격이 현지 경쟁사 대비 비싸졌고, 기존 바이어 계약 가격을 유지하면 수익성이 마이너스가 됩니다.

▶ 원인: 장기 고정 가격 계약 체결 시 환율 변동 리스크를 충분히 반영하지 않은 결과입니다.

▶ 해결 방법:

  • 재무팀과 즉시 환율 영향 분석을 실시하여 손익분기 환율 수준을 파악합니다.
  • 기존 바이어에게 환율 상황을 투명하게 설명하고 가격 재협상을 요청합니다.
  • 신규 계약 시 환율 변동 조정 조항(Currency Adjustment Clause)을 계약서에 포함합니다.
  • 재무팀에 선물환 계약 또는 환 헤지 상품 도입을 요청하여 미래 환율 리스크를 관리합니다.

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